Przejdź do treści 
Wiedza z formalności przy zatrudnianiu pracowników z Ukrainy w Polsce jest niezbędna do prawidłowego rozpoczęcia współpracy z osobami z danego kraju. Zatrudnienie pracowników z Ukrainy w Polsce wiąże się z wieloma korzyściami, w tym możliwością uzupełnienia braków kadrowych w różnych branżach. Jednak proces ten wymaga przestrzegania określonych procedur prawnych i administracyjnych. Ten przewodnik przybliży pracodawcom kluczowe formalności oraz aspekty finansowe, takie jak koszty zatrudnienia pracownika z Ukrainy w Polsce.
Podstawowe wymagania prawne przy załatwianiu formalności przy zatrudnianiu pracowników z Ukrainy
Pierwszym krokiem w procesie zatrudnienia jest uzyskanie odpowiednich zezwoleń, które umożliwiają legalną pracę cudzoziemców w Polsce. Pracodawca musi zadbać o:
- oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – procedura uproszczona, która dotyczy krótkoterminowego zatrudnienia (do 24 miesięcy).
- zezwolenie na pracę – wymagane przy dłuższym okresie zatrudnienia. Koszt wynosi od 50 do 200 zł w zależności od rodzaju pracy.
- karta pobytu czasowego – pozwalająca na legalny pobyt i pracę w Polsce, której opłata administracyjna wynosi około 340 zł.
Pracodawca powinien także zadbać o zgłoszenie cudzoziemca do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), aby formalności przy zatrudnianiu pracowników z Ukrainy w Polsce zostały prawidłowo dopełnione.
Koszty zatrudnienia pracownika z Ukrainy w Polsce – analiza kluczowych aspektów
Załatwienie formalności przy zatrudnianiu pracownika z Ukrainy w Polsce wiąże się z szeregiem kosztów, które należy uwzględnić w budżecie firmy. Wśród nich znajdują się:
- Wynagrodzenie brutto – podstawowy koszt zatrudnienia, zgodny z obowiązującym w Polsce minimalnym wynagrodzeniem (w 2024 roku to 4300 zł brutto).
- Składki ZUS – w zależności od wynagrodzenia, całkowity koszt dla pracodawcy wynosi około 20% więcej niż pensja brutto.
- Formalności administracyjne – koszty zezwoleń i tłumaczeń dokumentów.
- Zakwaterowanie i wyżywienie – często oferowane przez pracodawców, szczególnie w sektorach takich jak budownictwo czy produkcja.
Sumaryczne koszty zatrudnienia pracownika z Ukrainy w Polsce różnią się w zależności od branży i lokalizacji, ale średnio wynoszą od 5000 do 6000 zł miesięcznie na jednego pracownika.
Dodatkowe koszty zatrudnienia pracowników z Ukrainy
Poza wynagrodzeniem i opłatami formalnymi istnieje szereg innych kosztów, które pracodawca musi uwzględnić przy zapewnianiu formalności przy zatrudnianiu pracowników z Ukrainy w Polsce. Mogą one obejmować:
- zakwaterowanie i wyżywienie – w niektórych branżach, takich jak budownictwo czy rolnictwo, pracodawcy często oferują te świadczenia. Koszt zakwaterowania waha się od 300 do 1000 zł miesięcznie za osobę,
- szkolenia i wdrożenie – koszty mogą wynosić od 200 do 1000 zł w zależności od rodzaju i zakresu szkolenia,
- odzież roboczą i narzędzia pracy – jednorazowy wydatek rzędu 200–1000 zł na pracownika,
- transport – w przypadku pracy w lokalizacjach oddalonych od miejsca zakwaterowania konieczne mogą być dodatkowe wydatki na dojazdy.
Lista tych kosztów zależy od specyfiki działalności przedsiębiorstwa oraz wymagań stanowiska pracy. Zaznaczając jednak, że przy współpracy z agencją zatrudnienia wszelkie obowiązki z tym związane przechodzą na agencję w zależności od możliwości pracodawcy!
Dokumenty wymagane od pracownika i pracodawcy
Formalności przy zatrudnianiu pracowników z Ukrainy w Polsce wymagają zgromadzenia określonych dokumentów. Pracownik musi dostarczyć:
- paszport i wizę (jeśli wymagana),
- zezwolenie na pracę lub kartę pobytu,
- tłumaczenia przysięgłe dokumentów, takich jak świadectwa pracy lub dyplomy.
Pracodawca natomiast musi przygotować:
- umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną,
- wniosek o wydanie zezwolenia na pracę,
- zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń w ZUS.
Czasem ilość dokumentów w czasie podejmowania pracy może być znacznie większa w zależności od pracownika oraz posiadanych przez niego dokumentów. Lista tych formalności jest kluczowa dla zgodnego z prawem zatrudnienia.
Jak zminimalizować koszty zatrudnienia pracowników z Ukrainy?
Istnieje kilka sposobów na zoptymalizowanie kosztów związanych z zatrudnieniem:
- Współpraca z agencją pracy tymczasowej – pozwala zredukować wydatki związane z rekrutacją i formalnościami.
- Planowanie długoterminowe – unikanie kosztów wynikających z nagłych braków kadrowych.
- Pakiety benefitów niematerialnych – takie jak darmowy transport czy możliwość nauki języka polskiego, które są bardziej opłacalne niż podwyżki wynagrodzeń.
- Korzystanie z dofinansowań – niektóre programy wspierają zatrudnienie cudzoziemców w Polsce, szczególnie w deficytowych zawodach.
Firma Kowsen-Pol gwarantuje efektywne oraz zgodne z przepisami zatrudnianie pracowników z Ukrainy w Polsce. Oferujemy wsparcie na każdym etapie. Współpracuj z nami! Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej o możliwościach, jakie dla Ciebie przygotowaliśmy! —-> KONTAKT!
